Jsme spolek a máme dle stanov tříčlennou dozorčí radu, která je volena sněmem jednou za dva roky. Poslední volba proběhla v červnu 2024. Jeden ze členů dozorčí rady zemřel v lednu 2025. Příští sněm je naplánován až na přelom září/října 2025. Jak v tomto případě postupovat? Existuje nějaká obecně platná lhůta pro doplnění volby?
Dobrý den.
Je mi líto, že Váš spolek potkala takto smutná událost.
Ohledně dalšího fungování spolku – postupujte podle platných stanov spolku.
Stanovy, které jsem pod Vaším IČO nalezla na www.justice.cz, sice tuto situaci neřeší, ale není nijak zakázáno zvolit si nového člena kontrolního orgánu a orgán tak doplnit i dříve než za dva roky, je-li k tomu důvod.
Je třeba svolat mimořádné zasedání sněmu členů, což lze. Sice se s takovouto možností ve stanovách počítá pouze z podnětu pětiny celkového počtu členů, ale zároveň není nijak upraveno, jak doplnit počty členů orgánů v mimořádných situacích. Takže bych mimořádný sněm svolala s odkazem na faktickou potřebu doplnění kontrolního orgánu z důvodu úmrtí člena orgánu (což je vlastně vis major).
Lhůta pro zvolení nového člena orgánu stanovena není, ale platí, že by tak spolek měl učinit bez zbytečného odkladu (ideálně tedy co nejdříve po zániku funkce člena, který zemřel). Spolek se tak vyvaruje nepříjemností, které mohou vzniknout v případě, že by orgán spolku – např. dozorčí rada – nebyl po nějakou dobu funkční nebo usnášeníschopný z důvodu nedostatku členů. Dalším argumentem, proč doplnění orgánu neodkládat, je fakt, že je třeba aktualizovat údaje v spolkovém rejstříku, jelikož vůči třetím osobám spolek nemůže namítat, že stav zapsaný ve veřejném rejstříku neodpovídá skutečnosti – údaje o členech tohoto orgánu by měly být aktuální. Navíc by Vás pravděpodobně k aktualizaci údajů dříve či později vyzval i rejstříkový soud, jelikož ten se dozví, že zapsaná fyzická osoba již zemřela.
Takže by dle mého názoru bylo nejlepší svolat mimořádný sněm (s odkazem na mimořádnou a nepředvídatelnou situaci) a novou volbou doplnit kontrolní orgán. Následně aktualizujte údaje ve spolkovém rejstříku.
Návrh na zápis nově zvoleného člena kontrolního orgánu musí být podán bez zbytečného odkladu po vzniku rozhodné skutečnosti, tedy co nejdříve po zvolení.
S pozdravem
Mgr. Kateřina Vítová
NIPOS