Jsme spolek, máme 35 členů a chci se zeptat, jestli musíme podle Zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě ukládat dokumenty do oblastního archivu pro zapsaný spolek? Jeden člen spolku se domnívá, že ano, ale nejsme si jisti.

Děkuji

Odpověď:

31.5.2024

Dobrý den.

Domnívám se, že tato povinnost se na Vás vztahuje a dokumenty ukládat musíte. V zásadě by měla zůstat archivována alespoň nějaká základní dokumentace činnosti spolku – např. rozhodnutí statutárního či nejvyššího orgánu nebo kontrolního orgánu, aby bylo možno zpětně doložit, jak orgány rozhodovaly. Povinnost archivovat platí také pro spolkové kroniky. Dokumenty, pro které je stanovena povinnost nabídnout je k archivaci, měly by zůstat uloženy alespoň po dobu od vzniku konkrétního dokumentu až do případného zrušení a likvidace spolku. Některé specifické dokumenty je pak z hlediska zachování historické kontinuity vhodné uchovávat i po zániku spolku.

Doporučuji konkrétní postup spolku konzultovat s oblastním archivem.

S pozdravem

Mgr. Kateřina Vítová

NIPOS